• 0 (342) 369 60 65 Dahili: 3200

BİRİM
:
DEKAN SEKRETERLİĞİ

BAĞLI OLDUĞU BİRİM

:

İlahiyat Fakülte Sekreterliği

GÖREVİN KISA TANIMI

:

Fakültenin akademik ve idari personelinin özlük hakları ile ilgili işlemleri yapılması, takip edilmesi ve yazı işleri ile ilgili tüm işlerin düzenli ve zamanında yürütülmesinden sorumludur.

GÖREV

VE

SORUMLULUKLAR

:

Kurum içinden ve dışından gelen ve giden evrakların EBYS sistemine kayıt ve takip etmek. 

EBYS otomasyon sisteminden gelen evrakların Fakülte Sekreterine ve ilgili birimlere sevk etmek.

Gelen evrakları arşivlemek.

Birime ulaşan evraklar incelemek, birimce yürütülecek işlerin önceliklerini belirleyerek sırasıyla gerekli işlemleri yürütmek.

Personelle ilgili tüm verilerin bilgisayara yüklenmesini, güncellenmesini, izlenmesini ve bilgisayar ortamındaki kayıtların düzenli aralıklarla yedeklenmesini sağlamak.

Personellerin özlük işlemlerini yürüterek HİTAP kayıtlarını yapmak.

Akademik personel (Ar. Gör. ve Yrd. Doç.) atama/göreve başlama işlemlerini yürütmek.

Akademik ve idari personellerin nakil işlemlerini yürütmek.

İlgili kanan maddeleri uyarınca Akademik ve idari personellerin  kurum içi ve kurum dışı görevlendirme işlemlerini yürütmek.

Yardımcı Doçentlerin, Öğretim Görevlilerinin, Araştırma Görevlilerinin ve Uzmanların görev sürelerini uzatma işlemlerini yürütmek.

Akademik ve idari personellerin kadro işlemlerini yürütmek ( derece-kademe ilerlemesi, dolu-boş, iptal ve ihdas işlemleri).

Ek ders kontrolleri için öğretim üyeleri ile öğretim görevlilerinin izin/rapor durumları ile ilgili bilgi listesini hazırlamak.

Fakültenin yıllık faaliyet raporunu hazırlamak.

Akademik kurulla ilgili çalışmaları yürütmek.

Özlük haklarına ilişkin bilgi talebinde bulunan kurum personelini bilgilendirmek.

Saklanması gereken ve gizlilik özelliği olan dosya, yazı ve belgeleri en iyi biçimde korur.

Konuyu/olayı/sorunu özümseyerek üst yöneticileri bilgilendirmek ve onların görüşlerini/kararlarını tam algılayarak işlem yapmak.

Üst amire, yapılan işler/işlemler konusunda bilgi vermek, yapılamayan işleri gerekçeleri ile birlikte açıklamak.

Birim ile ilgili dosyalama ve arşivleme işlerini denetlemek, güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak.  

Personelin izin durumlarını takip etmek.

Fakülte ve Yönetim Kurullarına girecek evrakları inceleyerek gündemi hazırlamak ve kurul kararlarının yazılması ve dağıtılmasını yapmak.

Fakülte Kurulu, Yönetim Kurulu, Senato üyesi ve öğretim elemanlarının görev sürelerini takip etmek, atanma ve uzatma işlemlerini yapmak.

 

 

 

BİRİM
:
Kütüphane

BAĞLI OLDUĞU BİRİM

:

İlahiyat Fakülte Sekreterliği

GÖREVİN KISA TANIMI

:

Kitapların kaydı, tasnifi

GÖREV

VE

SORUMLULUKLAR

:

Kütüphaneyi temiz düzenli ve bakımlı tutmak,

Koleksiyonu geliştirme politikası çerçevesinde her türlü materyali seçmek, satın alınması için gerekli işlemleri yapmak ve bağış veya değişim yolu ile sağlamak,  

Kitapların kaydı, tasnifi ve kataloglama işlemlerini gerçekleştirmek,

İdarenin belirleyeceği şartlarla kitapların ödünç verme işlemlerini ve iadelerini takip etmek,

Süreli yayınları fişlerine kaydederek izlemek, noksanlıkları tamamlamak.

Okuyucu ve araştırmacıların kütüphaneden yararlanmasına yardımcı olmak,

Okuyucuların ihtiyaç duydukları kitap, tez, süreli vb. materyallerden fotokopi çektirmelerini sağlamak,

Gerekli yayınların takibi ve temini ile yeni gelen kitapların sergilenerek tanıtılmasını sağlamak

Kitapların yıllık sayımı ile sayım ve icmal cetvellerini düzenlemek,

Kitap satışı yapmak,

Kütüphanedeki kitapların bakım ve muhafazasını sağlamak,

Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir.

Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BİRİM
:
Mali İşler

BAĞLI OLDUĞU BİRİM

:

İlahiyat Fakültesi

GÖREVİN KISA TANIMI

:

Fakültenin maaş, yolluk, ek ders, satın alma, döner sermaye ve diğer harcamaların evraklarını düzenlemek ve mali işlerler ilgili yazışmaları yapmak

GÖREV

VE

SORUMLULUKLAR

:

Akademik ve idari personelin aylık (maaş) işlemlerini yapmak,

Emekli keseneklerini hazırlamak, görevden ayrılan ve göreve başlayan personelle ilgili işlemleri yürütmek,

Geçici ve sürekli görev yolluklarına ilişkin işlemleri yürütmek,

Ek ders ve sınav ücreti ödemelerine ilişkin işlemleri yürütmek,

Birim ile ilgili dosyalama ve arşiv işlerini yapmak,

Bütçeyi takip etmek gerektiğinde revize, aktarma veya ek bütçe taleplerini Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına bildirerek sonuca göre işlem yapmak,

Fakülte bütçesinin hazırlıklarını yapmak,

Mal ve Hizmet alım işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapmak ve takip etmek,

Birime gelen ve giden yazıların dosyalama işlemini yapmak,

Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor vermek,

Fakültenin ihtiyacı olan malzemelerin alınması ve ödemeleri ile ilgili işlemleri yapmak,

Sendikaya üye personelle ilgili işlemleri yürütmek,

Yabancı uyruklu personelle ilgili işlemleri yürütmek,

Fakültemize kurum dışından gelen öğretim elemanlarının aylık (maaş) işlemlerini yapmak.

Yabancı uyruklu öğretim elemanlarının aylık (maaş) işlemleri ve Sgk işlemlerinin yapılması.

 

 

 

 

BİRİM
:
Taşınır Kayıt Kontrol

BAĞLI OLDUĞU BİRİM

:

İlahiyat Fakülte Sekreterliği

GÖREVİN KISA TANIMI

:

Demirbaş ve diğer malzemelerin kanun, tüzük, yönetmelik ve mevzuat

hükümlerine göre mal giriş – çıkışlarını yapmak ve mal hizmet alımları ile ilgili kayıtları tutmak. Alınan malzemenin kontrol edilerek depolanmasının sağlamak. Yılsonu sayım işlemlerini yapmak.

GÖREV

VE

SORUMLULUKLAR

:

Taşınır kayıtlarının tutulmasını güncelleştirilmesini yapar.

Satın alınan malın/malzemenin irdelemesini yapan MUAYENE ve KABUL KOMİSYONU’ n da üye olarak bulunur.

Kabul edilen malın/malzemenin taşınır kayıtlarına geçirilmesini, düzenlenmesini ve düzenli biçimde depolanmasını yapar.

Demirbaş kayıtlarına göre demirbaş eşyanın numaralandırılmasını yapar.

İhtiyaç olan mal ve malzemelerin taşınır çıkış işlemlerini yaparak ilgili birimlere veya ilgili kişilere teslim yapar.

Demirbaş malzemelerin zimmet belgelerini hazırlar.

Demirbaş eşyanın başka bir kuruma devriyle ilgili işlemleri yapar.

Fakültede üretilen veya devir ya da bağış yoluyla gelen demirbaş eşyadan ederi belli olmayanların ederinin belirlenmesi komisyonunda görev alır ve taşınıra kazandırılması işlemlerini yapar.

Kırılan ve/veya kaybolan demirbaş eşya/donanım malzemesi bedellerinin kusuru olanlara ödettirilmesine ilişkin komisyonda görev alır.

Yılsonunda demirbaş eşya ve donatım malzemeleri ile tüketim mallarının sayımını yapan kurulda görev alır. Sayım sonrasının işlemlerini yapar.

Ekonomik ömrünü tamamlayan taşınırların hurdaya ayrılması ile ilgili işlemleri yapar.

Yangına karşı gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.

Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir.

Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar.  

 

 

 

BİRİM
:
Öğrenci İşleri

BAĞLI OLDUĞU BİRİM

:

İlahiyat Fakülte Sekreterliği

GÖREVİN KISA TANIMI

:

Öğrenciler ile ilgili not ve ders işlemlerini takip etmek, yürütmek ve sonuçlandırmak.

GÖREV

VE

SORUMLULUKLAR

:

Öğrenci İşlerinde yürütülmekte olan işlerin zamanında ve doğru olarak yapılması için, gerekli iş akışlarını günlük, aylık ve yıllık olmak üzere düzenler. 

Öğrenci İşlerine yönlendirilen yazı ve evraklar ilgili birimce gereği için en kısa zamanda işleme alınır. 

Öğrenci işleri ile ilgili yazışmaları yaparak Fakülte Sekreteri’ne sunmak. 

Yatay geçiş ve DGS ile gelen öğrencilerin işlemlerini yapmak. 

Öğrenci İşlerinde yapılamayan işler ve nedenleri konusunda, Fakülte Sekreterine ve/veya ilgili Dekan Yardımcısına bilgi verir. 

Öğrencilerin ihtiyaç duydukları resmi belgeleri ( öğrenci belgesi, transkript, ilgili makam yazısı vs.) hazırlamak.

Uyum Programının oluşturulmasını ve uygulanmasını sağlamak.

Akademik Takvimin oluşturulmasını, duyurulmasını ve uygulanmasını sağlamak.

Mezuniyet Aşamasına gelen öğrencileri ve mezun öğrencileri belirlemek.

Rektörlük Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından gönderilen diplomalarının kontrollerini yapar, hatalı olanları, düzelttirmek üzere geri gönderir. 

Mezun olanlardan isteyenlere Geçici Mezuniyet Belgesi düzenlenmesi için gerekli olan ilişik kesme belgesini hazırlar.

Öğretim üyelerinin/görevlilerinin kullandıkları not giriş programı ile ilgili sözlü ve/veya yazılı yönelttikleri sorularını yanıtlar, programın kullanılmasına ilişkin açıklamalar yapar. 

Kullanılan bilgisayar programındaki verileri kontrol eder, oluşan hataları belirler ve düzelttirir, Programın kullanım amacına göre geliştirilmesini sağlar, 

Fakültemizde öğrenim gören öğrencilerin her yarıyıl için ders programlarını yapmak.

Bölümlerle koordineli olarak öğrencilerin sınav işlemlerinin düzenli yapılmasını sağlamak. 

Farabi, Erasmus ve diğer anlaşmalara göre giden ve gelen öğrencilerin işlemlerini yapmak. 

Ara sınıf kayıt yenileme sürecinde, öğrencilerin sorularını yanıtlar, sorunlarını çözmeye çalışır. 

Fakülte Yönetim Kuruluna öğrencilerin istekleri ile ilgili evrak hazırlar, kararlarla ilgili işlem yapar. 

İşlemi biten evrakların elektronik ve gerektiğinde fiziksel ortamda klasörleme ve arşivleme işlemi yapar.

Otomasyon çalışmaları kapsamında ilgili dairesi başkalığınca yapılan toplantılara katılır.

İlahiyat Lisans Tamamlama Uzaktan Öğretim Programı (İLİTAM) kapsamında öğrenim gören öğrencilerin her türlü işlemlerini ( belge işlemleri, kayıt-kimlik işlemleri, yazışmalar, sınav işlemleri, mezuniyet işlemleri vs.) 

Kendi birimiyle ilgili periyodik aralıklarda üst yönetime rapor verir. 

Dekanlığın verdiği diğer işleri yapar. 

Fakülte Sekreterine karşı birinci derecede sorumludur.